以前から働き方改革の一環として注目されていたリモートワーク(テレワーク)ですが、新型ウイルスの流行でさらに注目されています。
今あるPCにカメラとWEBアプリとか入れれば出来る、と簡単に導入できるように見えるリモートワークですが、弊社のお取引先様からも会社の規模が大きくなればなるほど運用が難しい、というお声もよく耳にします。
事実、アフターコロナもリモートワークを続けたいという意見が6割という反面、リモートワークで効率が下がったと感じている人も6割という調査結果の記事も存在します。
今回は、効果的なリモートワークの運用に行うために必要な3つをご説明いたします。
従業員のリモートワーク導入に必要なもの
持ち出し可能な『社用PC』、『WEBカメラ』、『WEB会議用のアプリケーション』があれば導入可能、というわけではありません。
確かにWEBカメラを支給し、アプリケーションを入れればリモート環境の導入はできるかもしれませんが、一番重要なのは『セキュリティ』と『情報漏洩防止措置』です。
それ以外にも社員の自宅のインターネット環境を利用する『通信費』もしくは『ポケットWifi』等の支給も考慮する必要があります。
これで最低限業務ができる環境が整います。
自社にセキュリティの担当者がいれば問題無いですが、もしいないのであれば信頼できる業者を利用しましょう。
円滑なコミュニケーションのために
次に社員同士のコミュニケーションの改善です。コミュニケーションを円滑にするいくつかの手法をご紹介いたします。
スマートフォン
リモートワークだけでなく、社内の業務フローの改善等のDX(デジタルトランスフォーメーション)推進のための必須ツールです。
導入コストやランニングコストの検討が必要になりますが、全社員というわけではなく出張が多い管理職、外出が多い営業などから優先的に配布するのが良いでしょう。
次に紹介するチャットや共有ファイルサーバーの利用効率も格段に上がります。
今後社内の業務フローを改善する際にも役立ちます。社内の稟議書や業務報告書、経費申請といった申請フローを電子化した際にスマホでも行えるようにするだけで決済スピードが上がります。
移動中の営業が電車移動や次のアポイントまでのスキマ時間に業務報告書を作成する事ができるようになります。
こういった積み重ねで結果的に導入・ランニングコストよりも高い節約効果が現れるケースも非常に多く存在します。
導入を検討している担当者は「どうやったらスマホを入れられるか」ではなく「スマホを入れて何をするか」を考えましょう。
ビジネスチャット
すべてのやりとりをメールで行うには煩わしいと感じることもあるかもしれません。
メールを送信時には挨拶文や定型分、改行や見た目、役職者に対する言葉遣い等、様々な事に注意をしなければなりません。
それらは全て悪い事ではありませんが、もし『ビジネスチャット』があれば挨拶文や定型分が減り、『本当に伝えたいこと』をストレートに伝えられるためスムーズなコミュニケーションが行えます。
また、ビジネスチャットを導入する事で、黙認されているようなプライベート携帯でのチャットの業務利用を無くす事ができます。
こちらについては1アカウントにつき○円/月というサービスを利用するか、社内に技術者がいればオープンソースのチャットサービスを自社サーバーに乗せ、自社用に構築するという方法もあります。
ビジネスチャットの導入事例はこちら
共有ファイルサーバー(クラウドファイルサーバー)
外出中の営業から電話があり、事務員が書類やデータをスマホのカメラで撮って毎回チャットやメールで送るというのは面倒ですよね。
例えばメールソフトやネットワークの問題で外出中に確認出来ないために、プライベート携帯のチャットアプリ等を使ってしまうと情報漏洩に繋がることもあり大変危険です。
そんな場合は『共有ファイルサーバー』を利用すればファイル共有が円滑になります。
どうしても出先に行かなければならないという営業には『スマートフォン』を支給し、チャットやファイルサーバーが利用出来るアプリを入れた方が、書類共有が円滑になります。
クラウドファイルサーバーの導入事例はこちら
リモートーク中に社員をどう評価するか
最後に、最も難しく最も重要になるのは会社や上司の姿勢です。どれだけリモートワークを導入していても評価方法がきちんと定められていないとリモートワークは成功しません。
営業などの数字で目標がある従業員に対しては、会社に顔を出していなくても進捗や達成度合い等で判断できる部分があります。
では管理部門や企画部門はどのようにすれば良いのでしょうか。
これはPCの前にいる時間ではなくアウトプット(成果物)で判断をしなければなりません。
つまり上司の評価する能力が必要になります。これは突然できるものではなく、それが１日あたりの処理件数なのか、オンライン会議時の発言内容なのか、評価するアウトプットは多岐にわたりますが、普段から部下から提出される成果物を判断する目標設計と判断基準を持っている事が必須になります。
世間では「リモートワークが導入されたら、仕事が出来る人間と出来ない人間の差が顕著に現れる」という声もあります。
アウトプットで従業員を測るのか、アウトプットで従業員を測る事ができる管理職なのか、今回が会社としても評価制度や管理体制を見直す良い機会かもしれません。
リモートワーク導入のお手伝いをいたします
シーティープランニングではリモートワーク導入のお手伝いも行っております。
クラウドを利用したビジネスチャットや共有ファイルサーバーやセキュリティ、導入後の運用方法までお客様に必要なIT改革をサポートいたします。
詳しくは下記をご覧ください。
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